Avtale med den som har skapt verket
Hvis opphaveren er kjent, kan man ta kontakt med vedkommende og spørre om tillatelse til aktuell bruk. Er vedkommende mindreårig, må tillatelse gis av den som representerer den mindreårige, normalt far eller mor. Det er viktig at tillatelsen/fullmakten nedfelles skriftlig.
Avtaler med opphavsrettsorganisasjoner
Det finnes en rekke organisasjoner som representerer opphavsmennenes interesser: Utgitte verk som kan kopieres (Kopinor), komponister og tekstforfattere til musikk (TONO), rettighetshaverne til audiovisuelle verk (NORWACO), utøvende kunstnere og produsenter (GRAMO), bildende kunstnere (BONO) m.fl. Det kan være praktisk å inngå avtale med en av disse når opphaverne er mange og/eller ukjente. Hvis både opphaverne og organisasjonene er ukjente, kan man orientere seg på den web-baserte informasjonssentralen for opphavsrett og klarering www.clara.no.
Avtale med Kopinor
Det er inngått kopieringsavtale mellom KA – arbeidsgiverorganisasjon for kirkelige virksomheter (heretter forkortet KA) - og Kopinor. Tilslutning til avtalen fra menighetsråd/fellesråd gir adgang til å kopiere lovlig fra beskyttet materiale, innenfor visse rammer, mot betaling av kopieringsvederlag som faktureres årlig. Med kopiering menes avskrift, fotokopiering og digital kopiering, herunder scanning, lagring og utskrift, samt kopiering for visning for skjerm/projektor.
Avtalen har imidlertid noen viktige begrensninger som en bør kjenne til, jf. KAs rundskriv 5/2017.
Når fellesrådet slutter seg til avtalen, gir det adgang til kopiering for all virksomhet som drives i regi av fellesrådet eller menighetsrådene, inkludert kopiering som foretas av ansatte i fellesråd/menighetsråd, prester og frivillige. Avtalen omfatter imidlertid ikke kopiering som skjer i regi av organisasjoner og andre virksomheter, selv om de benytter kirkens kopimaskin eller bruker kirkens lokaler.
Kopieringsavtalen gir ikke grunnlag for at kopiering av salmer og andre beskyttede verk gjøres til normalordning ved gudstjenester. Dette prinsippet er nedfelt i alle kopieringsavtalene for å understreke at kopiering skal være et supplement til, ikke erstatning for, anskaffelse/kjøp. De som etablerer en praksis med omfattende, regelmessig eller systematisk kopiering av salmer m.v. til gudstjenestebruk, anbefales kjøp av Eide forlags abonnementsordning for digitale liturgiske produkter. Vi gjør oppmerksom på at dette forutsetter at det faktisk er Eides digitale produkter som er kilden når det kopieres på papir eller skjerm/projektor. Vi viser her til KA-rundskriv 6/2012.
Avtale med TONO
Når det gjelder salmesang og framføring av annen musikk i kirkene, er det ulike regler for to typer arrangementer:
Gudstjenester og musikkandakter
Staten har inngått en avtale med TONO om at staten betaler vederlag for all framføring av beskyttede musikkverk på gudstjenester, ved kirkelige handlinger og ved musikkandakter i Den norske kirke. Med musikkandakt menes en konsert der det er innslag av religiøs forkynnelse og det ikke tas inngangspenger.
Staten betaler altså for all musikkframføring under gudstjenester og musikkandakter. Men menigheten har plikt til å sende inn et rapportskjema til TONO hvert kvartal, der det framgår hvilke salmer som er brukt på gudstjenestene, og hvilken annen musikk som er framført. Vanligvis er denne oppgaven gitt til organist/kantor i menigheten.
Rapportskjema kan skrives ut herfra: https://www.tono.no/kunder/ovrig-musikkbruk/
Dersom menigheten ikke sender inn en kvartalsvis rapport til TONO, svekkes inntektsgrunnlaget for kunstnere bak tekst og musikk.
Konserter
KA og TONO inngikk i mai 2015 en avtale der fellesrådene kan betale et årlige vederlag som dekker alle konserter i regi av menighetene innenfor hvert fellesrådsområde. Dette er et alternativ til å søke tillatelse for hver enkelt konsert. Hele avtalen finnes her: http://www.ka.no/sak/article/1159711.
På denne nettsiden ligger også lenke til en avtale mellom fellesrådet og TONO. Hvis fellesrådet ikke har inngått en avtale med TONO, må menigheten selv melde inn hver enkelt konsert til TONO og sende rapporteringsskjema dit. Mer informasjon og skjemaer finnes her: https://www.tono.no/kunder/konsert-event/
TONO har et fast minimumsvederlag for hver konsert der det framføres beskyttet musikk, uansett hvor mange beskyttede musikkverk som framføres under konserten. Denne minsteprisen var i 2017 kr 591,- per konsert. På konserter med billettinntekter, er vederlaget til TONO 10 % av billettinntektene opp til kr 16.200,-. Prosentsatsen reduseres jo høyere billettinntektene er. I utgangspunktet må alle arrangører av offentlige arrangementer med musikkframføring rapportere og betale vederlag for hvert enkelt arrangement. De fleste arrangementer i menighetenes regi er å anse som offentlige i åndsverkslovens forstand.
Avtale med Eide forlag eller Bibelselskapet
Avtale mellom for eksempel menigheten og Eide forlag eller Bibelselskapet inneholder opplysninger om hva som er «kjøpt»: Dersom avtalene gir rett til bruk av salmer, liturgisk materiale og/eller Bibelen, er det denne avtalen som tilrettelegger og beskriver (lovlig) bruk.
Eide forlag har gjort avtale med programleverandørene Agrando AS (Labora gudstjeneste) og Kirkedata (Kardinal) som tilbyr planleggingsprogram for gudstjenestene i menighetene. Når det tegnes lisens på produkter, legges det til grunn at opphavsrettslig beskyttet materiale som omfattes av kjøpet, er godkjent for bruk.
Liturgitekstene, slik de er vedtatt av Kirkemøtet, er ikke ansett som beskyttet materiale. Det kan derfor utarbeides og kopieres liturgihefter/agendaer for regelmessig bruk som inneholder dette materialet.
Innkjøp og bruk av originale bøker (liturgisamling, salmebok, kantoribok) er viktig for gudstjenestelivet. Det reduserer også kopieringsbehovet.